-
Hemen Arayın! +90 232 502 01 26
Bir ISO yönetim sistemi projesi -ister BGYS (Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi), ister KYS (Kalite Yönetim Sistemi), ister EnYS (Enerji Yönetim Sistemi) olsun- teknik bir doküman seti hazırlamaktan çok daha fazlasıdır. Sahada karşılaşılan başarısız veya yarım kalmış sertifikasyon süreçlerinin büyük çoğunluğunda ortak bir neden vardır: sorumluluğun net biçimde tanımlanmamış olması ve üst yönetimin sürece yeterince görünür destek vermemesi.
Bu yazıda, bir yönetim sisteminin gerçekten yaşayan bir yapıya dönüşmesini sağlayan iki temel unsuru ele alıyoruz: sorumlu ekip/kişi ataması ve üst yönetimin maddi-manevi desteği.
ISO standartlarının hemen hepsinde ortak bir kavram vardır: süreç sahipliği. Bir yönetim sisteminin işlemesi için, her sürecin, her riskin, her dokümanın bir sahibi olmalıdır. "Herkesin sorumluluğu" gibi görünen konular, pratikte çoğu zaman kimsenin sorumluluğu haline gelir.
Bu nedenle ISO projelerinde ilk ve en kritik adımlardan biri, açık bir sorumluluk matrisi oluşturmaktır:
Bu isimlerin net biçimde belirlenmemiş olması, denetimlerde en sık karşılaşılan bulgulardan biridir. Çünkü bir soruya "bundan kim sorumlu?" cevabı yoksa, sistemin sürdürülebilirliğinden de söz edilemez.
ISO 9001'den ISO 27001'e kadar hemen her standardın vurguladığı bir madde vardır: üst yönetimin liderliği ve taahhüdü. Bu madde çoğu zaman yanlış anlaşılır ve bir açılış toplantısında yapılan kısa bir konuşmaya ya da politika belgesinin altına atılan bir imzaya indirgenir. Oysa denetçilerin aradığı şey çok daha somuttur: üst yönetimin sürece görünür ve sürekli bir şekilde dahil olup olmadığı.
Görünür destek şu şekillerde kendini gösterir:
Bir yönetim sisteminin kağıt üzerinde kalmaması için belirli bir bütçe ayrılması kaçınılmazdır. Bu bütçe sadece danışmanlık veya belgelendirme denetimi ücretiyle sınırlı değildir:
Bütçesi olmayan bir yönetim sistemi projesi, ilk yıl sertifikayı alsa dahi ikinci yılın gözetim denetiminde büyük olasılıkla ciddi bulgularla karşılaşır.
Maddi kaynak kadar önemli olan, çoğu zaman ölçülmesi daha zor olan manevi destektir. Üst yönetimin sistemi gerçekten önemsediğini çalışanlara hissettirmesi, kurum kültürünün şekillenmesinde belirleyicidir:
Bu manevi destek olmadan, en iyi tasarlanmış sistem bile zamanla bir "denetim öncesi telaşı"na dönüşür; sürekli yaşayan bir yapı olmaktan çıkar.
BGYS, KYS ya da EnYS fark etmeksizin, bir yönetim sisteminin başarısı üç unsurun bir araya gelmesine bağlıdır: net tanımlanmış sorumluluklar, üst yönetimin görünür ve sürekli desteği, bu desteğin hem maddi kaynaklarla hem de kurum kültürüne yansıyan bir tutumla somutlaşması. Bu üçü bir araya geldiğinde sertifika, denetim gününde gösterilecek bir belge olmaktan çıkar; kurumun günlük işleyişine gerçekten sinmiş, sürdürülebilir bir yönetim anlayışının doğal sonucu haline gelir.