-
Hemen Arayın! +90 232 502 01 26
Bir şirket küçük, orta veya büyük ölçekli olabilir. Her şirketin süreçleri, çalışan sayısı, doküman sayısı, riskleri ve yönetim biçimi birbirinden farklıdır.
Bu nedenle ISO yönetim sistemini uygulayan her kuruluş için aynı seviyede bir dokümantasyon programı veya süreç takip otomasyonu kullanmak doğru bir yaklaşım değildir.
Asıl soru şudur:
“Şirketimizin ihtiyacı olan dijital yatırım ne kadar olmalı?”
Çünkü doğru teknoloji doğru zamanda kullanıldığında önemli ölçüde zaman ve insan kaynağı kazandırabilir. Ancak şirketin ihtiyacının üzerinde yapılan bir yatırım, fayda sağlamak yerine ek maliyet, karmaşıklık ve operasyonel yük oluşturabilir.
Evet.
Özellikle küçük ölçekli kuruluşlarda dokümanların kontrollü bir klasör yapısında, uygun erişim yetkileriyle ve tanımlı sorumluluklarla yönetilmesi çoğu zaman yeterli olabilir.
Örneğin;
Dokümanların sınırlı sayıda olması,
Çalışan sayısının düşük olması,
Süreçlerin çok karmaşık olmaması,
Revizyon sayısının düşük olması,
İç ve dış paydaş sayısının sınırlı olması
gibi durumlarda ayrı bir dokümantasyon yazılımına yatırım yapmak zorunlu değildir.
Ancak kuruluş büyüdükçe dokümanların, kayıtların, onayların, görevlerin, aksiyonların ve denetim sonuçlarının manuel olarak takip edilmesi zorlaşmaya başlar.
İşte bu noktada otomasyon anlamlı hale gelir.
Küçük işletmelerde genellikle sınırlı sayıda süreç ve çalışan bulunur. Bu nedenle kapsamlı bir yönetim sistemi yazılımı ilk aşamada gereksiz olabilir.
Doküman yönetimi için kontrollü bir bulut klasör yapısı, görev takibi için basit bir uygulama ve kayıtların düzenli tutulması yeterli olabilir.
Düşük yatırım maliyeti
Sistemin kolay öğrenilmesi
Daha az teknik bağımlılık
Yönetimin sistemi daha kolay takip edebilmesi
Yazılım bakım maliyetlerinin düşük olması
Sistem tamamen kişilere bağlı hale gelebilir.
Örneğin bir çalışanın;
doküman revizyonlarını,
eğitim kayıtlarını,
düzeltici faaliyetleri,
risk değerlendirmelerini,
iç denetim aksiyonlarını
manuel olarak takip etmesi gerekebilir.
Bu kişi izinli olduğunda veya şirketten ayrıldığında sistemin devamlılığı açısından sorun yaşanabilir.
Kazanç: Başlangıçta ek bir personel veya yazılım yöneticisi ihtiyacı oluşmaz.
Kayıp: Süreçlerin manuel takibi için mevcut çalışanların zamanından daha fazla yararlanılır.
Küçük şirketlerde genellikle en doğru yaklaşım, önce süreci kurmak, ihtiyaç oluştuğunda otomasyona geçmektir.
Orta ölçekli kuruluşlarda durum biraz daha farklıdır.
Çalışan sayısı arttıkça doküman sayısı, süreç sayısı, görevler, eğitimler, riskler, tedarikçiler ve denetim aksiyonları da artmaya başlar.
Bu aşamada yalnızca klasörler ve Excel dosyaları üzerinden ilerlemek zamanla kontrol sorunları oluşturabilir.
Örneğin bir dokümanın;
hazırlanması → kontrol edilmesi → onaylanması → yayınlanması → çalışanlara duyurulması → eski versiyonunun kaldırılması
gibi birçok aşamadan geçmesi gerekebilir.
Bu işlemlerin tamamının manuel olarak yürütülmesi, çalışanların önemli miktarda zamanını tüketebilir.
Doküman revizyonlarının otomatik takip edilmesi
Onay süreçlerinin sistem üzerinden yürütülmesi
Görev ve aksiyonların otomatik atanması
Son teslim tarihlerinin takip edilmesi
Eğitimlerin ve katılım kayıtlarının izlenmesi
Risklerin ve aksiyonların merkezi olarak takip edilmesi
İç denetim bulgularının kayıt altına alınması
Düzeltici faaliyetlerin takip edilmesi
Denetimlerde gerekli kayıtların daha hızlı bulunabilmesi
Yönetimin sistem performansını tek ekran üzerinden izleyebilmesi
Buradaki en önemli kazanım “daha az insan çalıştırmak” değil, mevcut insan kaynağının daha verimli kullanılmasını sağlamaktır.
Örneğin bir çalışanın her hafta birkaç saatini;
Excel güncellemek,
e-posta göndermek,
doküman versiyonu kontrol etmek,
aksiyonları hatırlatmak,
rapor hazırlamak
için harcaması yerine, bu görevlerin bir kısmı otomasyon tarafından gerçekleştirilebilir.
Böylece çalışan, operasyonel takip yerine analiz, risk yönetimi, iyileştirme ve karar destek faaliyetlerine daha fazla zaman ayırabilir.
Otomasyon sistemi;
yanlış yapılandırılabilir,
çalışanlar tarafından benimsenmeyebilir,
gereğinden fazla karmaşık olabilir,
yüksek lisans ve bakım maliyetleri oluşturabilir,
şirketi belirli bir yazılım sağlayıcısına bağımlı hale getirebilir.
Bu nedenle orta ölçekli şirketlerde yatırım kararı “yazılım alalım” şeklinde değil, “hangi problemleri otomasyonla çözmek istiyoruz?” sorusuyla başlamalıdır.
Büyük kuruluşlarda ise manuel takip yöntemlerinin sürdürülebilirliği daha düşük olabilir.
Çok sayıda çalışan, lokasyon, süreç, doküman, tedarikçi, varlık ve yasal gereklilik bulunduğunda yönetim sisteminin merkezi olarak takip edilmesi önemli hale gelir.
Bu seviyede dokümantasyon yönetiminin yanı sıra;
Risk yönetimi
İç denetim
Düzeltici faaliyet
Eğitim ve yetkinlik
Varlık yönetimi
Tedarikçi yönetimi
İş sürekliliği
Olay yönetimi
Performans göstergeleri
Yönetimin gözden geçirmesi
Uygunsuzluk yönetimi
gibi birçok sürecin birbirleriyle ilişkilendirilmesi gerekebilir.
Bu nedenle büyük kuruluşlarda kapsamlı bir GRC, DMS veya entegre yönetim sistemi platformu önemli bir avantaj sağlayabilir.
Buradaki temel kazanç, çalışan sayısını azaltmak değil, manuel operasyon yükünü azaltmaktır.
Otomasyon;
“Bu aksiyonun süresi geçti mi?”
“Bu dokümanın güncel versiyonu hangisi?”
“Hangi çalışan hangi eğitimi aldı?”
“Hangi uygunsuzlukların kapanış tarihi yaklaşıyor?”
“Bu risk için hangi aksiyonlar tanımlandı?”
gibi soruların cevaplarını sistem üzerinden görünür hale getirebilir.
Bu da yönetim sistemini takip eden çalışanların zamanını önemli ölçüde azaltabilir.
Ancak büyük yapılarda otomasyonun kendisi de bir yönetim sistemi gerektirir.
Yanlış yetkilendirme, hatalı veri girişi, entegrasyon problemleri, siber güvenlik riskleri, veri kaybı ve yazılım bağımlılığı gibi yeni riskler ortaya çıkabilir.
Burada önemli bir yanlış anlaşılmayı düzeltmek gerekir.
Otomasyonun amacı insanı ortadan kaldırmak değil, insanın yaptığı tekrarlı işleri azaltmaktır.
Bir çalışan günde birkaç saatini manuel kontrol ve takip işlerine ayırıyorsa, otomasyon bu sürenin önemli bir bölümünü ortadan kaldırabilir.
Ancak bu durum her zaman personel sayısının azaltılması anlamına gelmez.
Daha doğru yaklaşım şudur:
Manuel takip için harcanan zaman → analiz ve iyileştirme için kullanılabilir.
Örneğin;
Önce:
Çalışan → Excel günceller → E-posta gönderir → Onay bekler → Hatırlatma yapar → Rapor hazırlar
Sonra:
Sistem → Görevi oluşturur → İlgili kişiye bildirir → Son tarihi takip eder → Kayıt oluşturur → Rapor üretir
Çalışan ise ortaya çıkan veriyi analiz eder ve gerekli aksiyonu alır.
Her yatırımın bir maliyeti olduğu unutulmamalıdır.
Bir otomasyon projesinde yalnızca yazılım lisansına bakmak yeterli değildir.
Toplam maliyet içerisinde;
Lisans bedeli
Kurulum
Entegrasyon
Veri aktarımı
Eğitim
Kullanıcı adaptasyonu
Bakım
Teknik destek
Güncelleme
Siber güvenlik
Yedekleme
İç kaynak ihtiyacı
gibi kalemler de değerlendirilmelidir.
Ayrıca en pahalı sistem her zaman en iyi sistem değildir.
Şirketin kullanmayacağı özelliklere yatırım yapmak, teknoloji yatırımı değil, teknoloji maliyeti oluşturur.
Bunun tek bir cevabı yoktur.
Karar verirken şu sorular sorulabilir:
1. Kaç dokümanımız ve kaydımız var?
2. Kaç kişi bu dokümanları ve süreçleri takip ediyor?
3. Manuel takip için ayda kaç saat harcıyoruz?
4. Revizyon ve onay süreçlerinde ne kadar zaman kaybediyoruz?
5. Denetimlerde kayıt bulmak ne kadar zaman alıyor?
6. Risk, aksiyon ve uygunsuzluklarımızı merkezi olarak takip edebiliyor muyuz?
7. Bir çalışan ayrıldığında süreçlerin devamlılığı nasıl sağlanıyor?
8. Şirketimizin önümüzdeki 3-5 yıldaki büyüme planı nedir?
Bu sorulara verilen cevaplar, otomasyon yatırımının gerçekten gerekli olup olmadığını daha doğru şekilde ortaya koyacaktır.
ISO yönetim sistemlerinde teknoloji önemli bir araçtır. Ancak teknoloji, tek başına iyi bir yönetim sistemi oluşturmaz.
Kötü tasarlanmış bir süreci otomatikleştirmek, kötü süreci daha hızlı çalıştırmaktan başka bir işe yaramaz.
Bu nedenle en doğru yaklaşım;
Süreci tanımla → İhtiyacı belirle → Riski değerlendir → Uygun teknolojiyi seç → Otomasyonu uygula → Sonuçları ölç
şeklinde ilerlemektir.
Küçük bir şirket için iyi yapılandırılmış bir klasör sistemi ve basit takip araçları yeterli olabilirken, büyük bir kuruluş için entegre bir yönetim sistemi platformu kritik bir ihtiyaç haline gelebilir.
Önemli olan “otomasyon kullanmak” değil, doğru seviyede otomasyon kullanmaktır.
Çünkü doğru teknoloji;
daha az iş gücü değil, daha verimli iş gücü,
daha az doküman değil, daha kontrollü dokümantasyon,
daha az insan değil, insanların daha yüksek katma değerli işlere odaklanması
anlamına gelir.